Dataskyddsförordningen (GDPR) är en lag som började gälla i alla EU:s medlemsländer från och med den 25 maj 2018. De företag som samlar in andras personuppgifter och hanterar dessa är Personuppgiftsansvarig. Personuppgifter är allt som kan identifiera en person direkt eller indirekt, som namn, bild, e-post eller noteringar om en person. Som trafikskola är ni personuppgiftsansvarig då ni samlar in och hanterar personuppgifter, t e x när ni skriver in en elev med namn eller e-post i systemet.

Personuppgiftsbiträdesavtal

Vi använder Trafikskola Online kommer att bli ett så kallat “personuppgiftsbiträde” i förhållande till ert företag som är “personuppgiftsansvarig”. 

När ni loggar in i Skolpanelen första gången och är administratör visas en ruta med förslag på avtal. Ni kan acceptera avtalet som visas eller välja att inte acceptera och kontakta oss med de ändringar ni önskar. Rutan visas varje gång efter inloggning tills vi har ett godkänt avtal. Om det är flera på skolan som är administratörer kommer rutan visas för alla. Ni får då prata ihop er om vem som ska godkänna avtalet.

Allmänna villkor – Samtycke från era elever / kunder
En annan effekt av GDPR är att ni kan behöva ha samtycke från era elever och kunder när ni hanterar deras uppgifter. I Skolpanelen har har vi lagt in möjligheten att ha ”Allmänna villkor” där det finns ett avsnitt om GDPR, som era elever kan godkänna. Mer om detta finns i avsnittet Skapa elev/kund.

Ändring och Tillgång till personuppgifter
En person har rätt att få ut de personuppgifter ni har om personen. De har även rätt att få fel korrigerade. Alla personuppgifter finns i utbildningskortet och är ändringsbara. I toppen på utbildningskortet finns en utskriftsfunktion där de kan få en papperskopia eller digital PDF med sina uppgifter.

Ej personuppgifter för marknadsföring
En person har rätt att invända mot att ni använder t ex e-post och telefon för att kontakta personen med reklam. I Skapa elev och i elevens profil, både i utbildningskortet och i elevens läromedel, finns ”Accepterar SMS” och ”Accepterar E-post”. Om ni väljer Nej på dessa dyker inte eleven upp i listor för SMS-utskick eller i rapporter där det går att skicka e-post till alla i rapporten samtidigt. Det går fortfarande ”manuellt” att skicka e-post till eleven, t ex med elevens bokade tider.

Få sina personuppgifter borttagna (Avidentifiera / Radera)
Förordningen säger att ni inte får spara personuppgifter längre än de behövs för ändamålet som de skrevs in för. Som personuppgiftsansvarigt företag är ni skyldiga att hantera detta. I Skolpanelen kan ni ta bort sparade uppgifter genom den funktionen Avidentifiera. När en person är Arkiverad så dyker knappen Avidentifiera upp i profilen i utbildningskortet. När den används tar vi bort alla personuppgifter om den personen. Exakt vad som försvinner kan ni se i själva funktionen. Avidentifierade data går ej att återställa. Personen går ej längre att använda i systemet. Statistisk data finns kvar.Tänk dock på myndigheternas krav att ni till exempel måste spara uppgifter för inskrivna elever och bokföringsunderlag viss tid och därmed inte bör avidentifiera eleven för tidigt.

Personalens personuppgifter
Varje personal bör ha ett eget konto och har då ett ”personalkort” under menyvalet Personal, detta är källan till personuppgifterna. Personuppgifter för personal hanteras manuellt. All personal kan ta del av sina uppgifter, de kan ändras och de kan också tas bort.